Loi sur l’accès à l’information, Loi sur la protection des renseignements personnels, Rapport annuel 2016-2017

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Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son 23e rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.Ce rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité, aux dispositions des lois, au cours de l’exercice allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017.

L’article 72 de ces loisprécise qu’au cours de l’exercice financier, le responsable de chacune des institutions fédérales doit présenter au Parlement un rapport annuel concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à IRCC d’assumer ses responsabilités et ses obligations en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au cours de la période de référence 2016–2017. 

À propos d’IRCC

Le travail accompli à IRCC englobe un large éventail d’activités, notamment :

IRCC tire son mandat de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’IRCC est responsable de la Loi sur la citoyenneté et partage la responsabilité de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) avec le ministre de la Sécurité publique.

Ordonnance de délégation de pouvoirs  

Le ministre d’IRCC (ou délégué) est chargé de traiter les demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le ministre autorise les membres de la haute direction et le coordonnateur ministériel de l’AIPRP (directeur de l’AIPRP) à exercer ses pouvoirs ou ses fonctions en vertu des deux lois, en ce qui a trait aux demandes d’AIPRP. Certains pouvoirs sont délégués à des postes particuliers de la Division de l’AIPRP à l’administration centrale.

Objet des lois

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’accorder un droit d’accès aux documents sous le contrôle de l’administration fédérale. La loi prévoit que l’information gouvernementale doit être accessible au public, que les exceptions indispensables à ce droit doivent être limitées et précises, et que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels des particuliers que détiennent les institutions fédérales et de donner accès à ces particuliers aux renseignements personnels qui les concernent. La loi protège la vie privée des particuliers en empêchant d’autres personnes d’y avoir accès et confère aux particuliers des droits fondamentaux en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

Structure organisationnelle

La Division de l’AIPRP fait partie de la Direction générale des affaires corporatives du Secteur des services ministériels à IRCC. La Division applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour IRCC et elle est dirigée par une directrice qui agit comme coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Le travail de la Division est accompli par trois unités, ainsi que de 34 agents de liaison qui, bien qu’ils ne soient pas des employés de la Division de l’AIPRP, coordonnent les activités d’AIPRP dans leurs directions générales.

Structure de la Division de l’AIPRP à IRCC

Version texte : Structure de la Division de l’AIPRP à IRCC

AIPRP

Unité des Opérations

Exécute la majeure partie des fonctions et des processus liés aux demandes d'AIPRP concernant les dossiers de clients (52 ETP)

Unité d’information Complexe et Sensible

Traite les demandes d'AIPRP complexes et de nature délicate (16 ETP)

Unité de la Protection des Renseignements Personnels, des Politiques et de la Gouvernance

Élabore les politiques en matière d'AIPRP, donne des conseils, une orientation et du soutien concernant l'AIPRP, offre la formation liée à l'AIPRP et favorise la sensibilisation à l'AIRPR (8 ETP)

Agents de Liaison (34)

Représentent les directions générales et les régions du Ministère en recherchant et en recueillant des documents, ainsi qu’en formulant des recommandations à propos des demandes présentées

Faits saillants du rapport statistique, 2016-2017

Demandes reçues en vertu des deux lois

Version texte : Demandes d'accès à l'information reçues et traitées

Année Reçues Traitées 
2009-2010 16 647 16 656
2010-2011 18 862 18 870
2011-2012 20 075 20 091
2012-2013 25 510 26 620
2013-2014 29 981 27 707
2014-2015 34 466 33 324
2015-2016 41 160 40 007
2016-2017 50 028 48 833

IRCC demeure l’institution fédérale la plus consultée, ayant reçu 50 728 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en 2016-2017. Il s’agit d’une augmentation de près de 22 % par rapport à la période visée par le rapport précédent.

Le Ministère a invoqué des exceptions sur 35 437 demandes (73 %), et a fourni tous les renseignements demandés dans 9 102 cas (19 %). Les 4 194  demandes restantes (8 %) ont soit été transférées ou abandonnées.

La majorité des demandes d’accès à l’information reçues concernaient des dossiers de clients.

Version texte : Demandes de protection à la vie privée reçues et traitées

Année Reçues Traitées 
2009-2010 4 449 4 415
2010-2011 4 409 4 474
2011-2012 4 417  5 558
2012-2013 5 514 5 586
2013-2014 9 961 9 925
2014-2015 13 378 13 382
2015-2016 15 592 15 577
2016-2017 12 205 11 108

IRCC demeure l’une des institutions fédérales les plus consultées, ayant reçu au total 12 605 demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2016-2017.

Le Ministère a invoqué des exceptions sur 7 272 demandes (65 %), et a fourni tous les renseignements demandés dans 1 990 cas (19 %). Les 2 546 demandes restantes (16 %) ont soit été transférées ou abandonnées.

La majorité des demandes de renseignements personnels reçues concernaient des dossiers de clients.

Pages examinées en vertu des deux lois

Version texte : Pages examinées en vertu des deux lois
Année Pages examinées
2012-2013 1 184 451
2013-2014 1 124 453
2014-2015 2 227 717
2015-2016 2 223 325
2016-2017 3 379 998

Alors que le nombre de demandes continue d’augmenter, le volume de pages augmente aussi constamment. En 2016-2017, IRCC a examiné 3 579 478 pages.

Sources des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Le secteur des affaires (principalement composé de consultants et d’avocats spécialisés en immigration) est toujours à l’origine du plus grand nombre de demandes, soit 56 % de toutes les demandes. Le grand public a présenté 32 % des demandes, tandis que les médias, les universités et les autres organismes sont responsables de 8 %. Les derniers 4 % proviennent de demandeurs qui ont refusé de s’identifier.

Sources des demandes d'accès à l'information

Version texte : Sources des demandes d'accès à l'information
Sources Demandes
Secteur des affaires 28 830
Publique 16 623
Medias, universités et organisations 4 479
Refus de s'identifier 1 196

Motifs d’exceptions invoqués en vertu des deux lois

Loi sur l’accès à l’information

La majorité des exceptions invoquées par IRCC suivant la Loi sur l’accès à l’information relevait des trois dispositions suivantes :

À noter que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La majorité des exceptions invoquées par IRCC suivant la Loi sur la protection des renseignements personnels relevait des trois dispositions suivantes :

À noter que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

Délai de traitement des demandes dans le cadre des deux lois

IRCC a traité la majorité de ses demandes dans un délai de 30 jours.

Délai de traitement des demandes d'accès à l'information

Version texte : Délai de traitement des demandes d'accès à l'information
Sources Pourcentage
30 jours ou moins 71 %
de 31 à 60 jours 20 %
de 61 à 120 jours 6 %
de 121 jours ou plus 3 %

IRCC a répondu à :

  • 34 772 demandes (71 %) dans un délai de 30 jours ou moins;
  • 9 730 demandes (20 %) dans un délai de 31 à 60 jours;
  • 2 887 demandes (6 %) dans un délai de 61 à 120 jours; et
  • 1 344 demandes (3%) dans un délai de 121 jours ou plus.

Délai de traitement de demandes de renseignements personnels

Version texte : Délai de traitement de demandes de renseignements personnels
Sources Pourcentage
30 jours ou moins 65 %
de 31 à 60 jours 24 %
de 61 à 120 jours 6 %
de 121 jours ou plus 5 %

IRCC a répondu à :

  • 7 662 demandes (65 %) dans un délai de 30 jours ou moins;
  • 2 846 demandes (24 %) dans un délai de 31 à 60 jours;
  • 690 demandes (6 %) dans un délai de 61 à 120 jours; et
  • 610 demandes (5 %) dans un délai de 121 jours ou plus.

Plaintes et vérifications dans le cadre des deux lois

Loi sur l’accès à l’information

Durant la période 2016-2017 visée par le rapport, le Commissariat de l’accès à l’information du Canada a avisé IRCC que 115 plaintes avaient été déposées, ce qui représente 0,24 % de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité de ces plaintes étaient liées aux délais de traitement ou aux exceptions.

De plus, la Division de l’AIPRP a traité et conclu 191 enquêtes de plaintes. De ce nombre, 127 ont soit été abandonnées, ont fait l’objet d’un désistement ou ont été jugées non fondées. En ce qui a trait aux 64 autres plaintes, elles ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

Aucune vérification n’a été effectuée durant cette période au titre de la Loi sur l’accès à l’information.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant la période 2016-2017 visée par le rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a avisé IRCC que 25 plaintes avaient été déposées concernant la protection des renseignements personnels, ce qui représente 0,22 % de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité de ces plaintes étaient liées aux délais de traitement.

De plus, la Division de l’AIPRP a traité et conclu 13 enquêtes sur des plaintes. De ce nombre, trois ont soit fait l’objet d’un désistement ou ont été jugées non fondées. En ce qui a trait aux 10 autres plaintes, elles ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

Aucune vérification n’a été effectuée durant cette période au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Mesures prises en vertu des deux lois

Afin de réduire le délai de traitement des demandes dont la portée est beaucoup trop vaste, les analystes communiquent avec les demandeurs afin de déterminer exactement les renseignements recherchés. Ainsi, la Division de l’AIPRP peut réduire le champ de recherche des renseignements visés par la demande. Cela permet aussi à la Division de l’AIPRP de répondre aux demandes dans les délais prescrits tout en s’assurant que les demandeurs reçoivent les documents pertinents.

Nous avons aussi mis en œuvre une mesure qui exige aux analystes de documenter le raisonnement de leurs prorogations pour que celles-ci puissent être étudiées et justifiées.

Demandes d’accès non officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

IRCC affiche les sommaires des demandes d’accès à l’information traitées concernant des dossiers ministériels sur le site Web des données ouvertes. En 2016–2017, IRCC a répondu à 492 demandes de copies de certaines demandes qui ont déjà été relâchées.

Surveillance de la conformité en vertu des deux lois

La Division de l’AIPRP prépare deux rapports hebdomadaires à l’intention de la haute direction. Premièrement, un rapport présentant un aperçu qui contient diverses statistiques, notamment le nombre de demandes reçues et traitées, y compris le taux de conformité actuel en vertu des deux lois. Deuxièmement, un rapport sommaire des demandes qui seront bientôt divulguées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.  

Appels devant la Cour fédérale relativement aux deux lois

Aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période 2016-2017 visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin de remplir son mandat et d’assurer la prestation efficace de ses programmes et services, IRCC recueille, utilise et communique des renseignements personnels. Conformément à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le Ministère effectue régulièrement des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui lui permettent de déterminer si les programmes, initiatives ou projets ministériels, nouveaux ou existants pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis et conservés présentent des risques à ce chapitre.

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice 2016–2017, l’AIPRP a effectué six EFVP. Ces EFVP sont, en outre, brièvement décrites ci-dessous.

Échange de renseignements au cas par cas avec l’Australie et la Nouvelle-Zélande

L’EFVP permet d’examiner le pouvoir en vertu duquel IRCC procède à l’échange de renseignements au cas par cas avec l’Australie et la Nouvelle-Zélande, les types de renseignements pouvant être échangés ainsi que les mesures de protection adoptées pour garantir que les échanges respectent les normes modernes en matière de protection de la vie privée.

L’échange de renseignements au cas par cas peut être fait uniquement par des agents autorisés pour une raison particulière liée à l’application ou à l’exécution des lois sur l’immigration et la citoyenneté. L’échange au cas par cas peut viser les données biographiques ainsi que les données biométriques. Les échanges doivent toujours être nécessaires, pertinents et en fonction des besoins.

Annexes relatives à l’échange de renseignements au cas par cas avec l’Australie et la Nouvelle-Zélande (qui tous les deux sont assujettis respectivement aux Protocoles d’entente concernant l’échange de renseignements avec l’Australie et la Nouvelle-Zélande)

Collecte des renseignements biométriques des personnes qui présentent une demande de réinstallation depuis l’étranger

Le présent rapport constitue un addenda à l’EFVP pour le Projet de biométrie pour les résidents temporaires (PBRT), un projet commun à IRCC, l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC).

Les objectifs du rapport sont les suivants :

Dans le cadre de ce projet, la collecte des renseignements biométriques auprès des personnes qui présentent une demande de réinstallation depuis l’étranger a commencé en novembre 2014. Ce projet suppose la communication de données biométriques à la GRC afin qu’elles soient comparées à celles se trouvant dans les bases de données d’empreintes digitales de l’immigration et d’anciens criminels du Canada. Les résultats de la vérification sont transmis au Système mondial de gestion des cas d’IRCC et appuient le processus de prise de décision à l’égard des demandes de réinstallation de réfugiés présentées depuis l’étranger.

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : Collecte des renseignements biométriques des personnes qui présentent une demande de réinstallation depuis l’étranger

Modules de l’iEDEC pour les services avant l’arrivée

L’EFVP a été menée pour évaluer les répercussions sur la vie privée qui pourraient se manifester à la suite de l’intégration des modules pour les services avant l’arrivée dans le système Immigration – Environnement de déclarations d’ententes de contribution (iEDEC). Ce système permet d’obtenir des données sur le programme d’établissement auprès des fournisseurs qui offrent des services aux clients se trouvant à l’extérieur du Canada. Il repose sur l’analyse principale des facteurs relatifs à la vie privée réalisée par IRCC relativement à la mise en œuvre de l’iEDEC, comme il a été mentionné dans l’EFVP du système iEDEC d’IRCC effectuée en février 2014.

IRCC s’occupe de faciliter l’intégration des nouveaux arrivants au Canada en finançant et en gérant des services d’établissement et de réinstallation. Ces services incluent des séances d’information et d’orientation, de mentorat, de conseils en matière d’emploi et des formations linguistiques. Certains de ces services sont offerts aux clients admissibles avant leur arrivée au Canada.

Même si les services d’établissement et de réinstallation sont fournis par des tiers fournisseurs de services, IRCC joue un rôle primaire dans le développement des programmes d’assistance à l’établissement et à la réinstallation.

Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : Modules de l’iEDEC pour services avant l’arrivée

Entente de collecte de renseignements avec l’Agence du Revenu du Canada — Attributions de la citoyenneté

L’EFVP visait à examiner les répercussions sur la vie privée qui pourraient se manifester à la suite des modifications législatives apportées par le projet de loi C-24, soit la Loi renforçant la citoyenneté canadienne, qui comprend l’exigence selon laquelle les candidats adultes qui soumettent une demande d’attribution de la citoyenneté canadienne sont tenus, afin d’être admissibles, de présenter des déclarations de revenus au Canada, selon les dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu. De plus, les demandeurs de citoyenneté d’âge adulte sont aussi tenus de satisfaire aux exigences de présence effective.

La collecte des renseignements fiscaux auprès de l’Agence du revenu du Canada permet à IRCC de vérifier si un demandeur a présenté sa ou ses déclarations de revenus, de déterminer si les données fiscales liées au demandeur sont cohérentes avec les autres renseignements fournis afin de démontrer que les obligations touchant la présence effective et la résidence ont été remplies.

Bien que ces éléments de la Loi renforçant la citoyenneté canadienne soient entrés en vigueur le 11 juin 2015, la plupart des dispositions réglementaires ayant trait à l’échange de renseignements exigeaient des ententes ou accords révisés ou nouveaux avec les ministères partenaires. Cela comprend des mises à jour aux ententes d’échange de renseignements conclues entre l’Agence du Revenu du Canada et IRCC en vue de faciliter l’application de la nouvelle exigence selon laquelle les demandeurs de citoyenneté doivent présenter des déclarations de revenus s’ils sont tenus de le faire aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu. Cela inclut également des pouvoirs d’échange de renseignements renforcés, dont il en est question dans la présente EFVP.

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée - Entente de collecte d'informations avec l'Agence du revenu du Canada - Attributions de la citoyenneté

Processus de sélection aléatoire des demandes de parrainage de parents et de grands-parents

L’EFVP a été menée en vue d’évaluer les répercussions possibles sur la vie privée liées à l’utilisation d’un processus de sélection aléatoire pour gérer la réception des demandes de parrainage de parents et de grands-parents. Le Ministère recueille déjà les renseignements des répondants et des demandeurs principaux dans le cadre du processus de soumission des demandes au titre du Programme de parrainage des parents et grands-parents. L’EFVP porte sur le processus de sélection aléatoire lui-même et sur les renseignements recueillis dans le cadre de ce processus dans le formulaire Web « Intérêt pour le parrainage ».

Afin d’assurer une plus grande équité ainsi qu’une grande transparence et d’améliorer l’accès au processus de soumission d’une demande au titre du Programme de parrainage des parents et grands-parents, le gouvernement du Canada a mis en place un processus de sélection aléatoire le 1er janvier 2017. Ce processus nécessite que les individus soumettent des renseignements personnels de base au Ministère par l’entremise d’un formulaire Web, afin de manifester leur désir de parrainer une personne au titre du Programme de parrainage des parents et grands-parents.

Les renseignements personnels requis pour remplir le formulaire Web sont le nom, la date de naissance, le pays de naissance et les adresses postale et électronique. Ces renseignements personnels sont entrés de façon automatique dans une base de données. Une fois écoulée la période de 30 jours pour manifester l’intérêt de parrainer, le Ministère supprime les entrées en double, puis sélectionne au hasard 10 000 personnes – ce qui constitue la limite quant au nombre de demandes complètes acceptées pour une année donnée – qui pourront soumettre une demande pour parrainer leurs parents ou grands-parents.

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : processus de sélection au hasard des demandes de parrainage de parents et de grands-parents

Surveillance médicale et communication de renseignements aux autorités en matière de santé publique de la province ou du territoire

L’EFVP visait à évaluer la communication de renseignements aux autorités en matière de santé publique de la province ou du territoire en ce qui concerne les étrangers tenus de se conformer à la condition relative à la surveillance médicale, ainsi que l’échange de données relatives au VIH avec ces autorités en matière de santé. De plus, cette EFVP a permis d’étudier les risques pour la protection des renseignements personnels liés à la nouvelle fonctionnalité du Système mondial de gestion des cas et du portail Web sécurisé.

Dans le cadre du processus d’immigration, la Direction générale de la migration et de la santé d’IRCC offre des services de dépistage et d’évaluation médicaux au Canada et dans le monde entier, conformément à l’alinéa 16(2)b) de la LIPR.

IRCC a établi des politiques et des procédures concernant la protection de la santé publique qui visent à interdire l’entrée au Canada aux personnes qui sont inadmissibles pour des motifs sanitaires. Cela inclut la surveillance médicale aux termes de laquelle une personne, chez laquelle une tuberculose pulmonaire non évolutive ou une tuberculose pulmonaire latente a été décelée, est tenue de se présenter pour un suivi médical (et possiblement des traitements obligatoires) par les autorités en matière de santé publique de la province ou du territoire où réside l’étranger pendant qu’il est au Canada.

Surveillance médicale

Atteintes substantielles à la vie privée

En 2016-2017, IRCC a informé le CPVP et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de neuf atteintes substantielles à la vie privée. IRCC surveille de près toutes les atteintes à la vie privée et il met en place des mesures de notification et des mesures correctives pour remédier à chaque situation.

Le secteur de programme a envoyé des lettres d’excuses aux personnes concernées. La Division de l’AIPRP a offert des avis et des conseils quant aux stratégies de confinement et d’atténuation dans le but d’améliorer la protection des renseignements personnels. De plus, les hauts fonctionnaires sont informés de toutes les atteintes substantielles à la vie privée de façon à faciliter les communications au sein du Ministère et à accroître la sensibilisation aux enjeux pouvant nuire au droit à la vie privée du public.

La Division de l’AIPRP suit de près toutes les atteintes à la vie privée signalées à IRCC et examine où et comment elles se produisent au sein du Ministère. La Division de l’AIPRP étudie les tendances en matière d’atteinte à la vie privée et offre des séances de formation personnalisées à cet égard pour accroître la sensibilisation et améliorer la prévention des atteintes à la vie privée.

Initiatives

IRCC a entrepris les initiatives suivantes dans le but d’améliorer ses processus internes et le service à la clientèle au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Politiques, lignes directrices et procédures en vertu des deux lois

L’Unité des opérations de la Division de l’AIPRP a créé trois équipes d’analystes qui examinent des dossiers à traiter dans un délai de deux semaines, ainsi qu’une quatrième équipe qui se penche sur les dossiers à traiter dans un délai de 72 heures. Ce processus permet à l’Unité de réduire le nombre de dossiers en retard.

En outre, l’Unité des opérations a créé un programme informel de perfectionnement pour ses nouveaux commis. Ce programme permet à ces employés de cheminer dans l’exécution de leurs tâches, depuis les tâches simples aux tâches complexes, ce qui réduit le nombre d’erreurs durant les phases initiales du cycle de vie des dossiers.

Une évaluation du logiciel de gestion des cas d’AIPRP a été réalisée afin de cibler les lacunes et les inefficacités relatives à l’administration des demandes. Par conséquent, la Division a mis en œuvre un nouveau processus pour améliorer l’efficacité du logiciel afin d’obtenir des données qui sont plus exactes et de réduire les procédures redondantes.

Formation et sensibilisation

Alors que la protection des renseignements personnels continue de prendre de l’importance, en particulier dans le contexte des technologies de l’information en plein essor, au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a poursuivi ses efforts de sensibilisation et a continué à offrir des séances de formation bilingues par l’entremise de diverses démarches et méthodes.

Journée de la protection des données d’IRCC

Au fil des années, le Ministère a élaboré des politiques efficaces, des procédures et des lignes directrices afin de respecter ses obligations et d’établir une approche cohérente touchant la protection des renseignements personnels. Le Cadre de protection de la vie privée est un des outils qui sert à renforcer la protection des renseignements personnels conservés par IRCC.

La Division de l’AIPRP a organisé sa première Journée de la protection des données en 2016. Cette initiative a été lancée afin de promouvoir l’importance de la protection des renseignements personnels. Puisque le Ministère gère de vastes quantités de renseignements personnels, IRCC continue d’encourager ses employés à avoir recours aux pratiques exemplaires en matière de vie privée dans tous les aspects de leur travail. Cela est primordial, car les Canadiens s’attendent à ce que les renseignements personnels qu’ils nous confient soient traités et protégés adéquatement.

La Journée de la protection des données sera célébrée annuellement à IRCC en guise de rappel de l’importance de la protection des renseignements personnels au sein de tous les secteurs d’activités.

De plus, la Division d’AIPRP distribue régulièrement des messages promotionnels à l’échelle du Ministère par l’intermédiaire d’Aujourd’hui@IRCC, le bulletin de nouvelles électronique du Ministère.

Formation obligatoire

La Division de l’AIPRP est heureuse de signaler que plus de 1 400 employés ont participé à ses séances de formation. Trois formations importantes sont offertes tout au long de l’année :

La Division de l’AIPRP offre également des séances de formation et des présentations personnalisées pour renforcer et accroître la connaissance et la compréhension de la vie privée et des renseignements personnels. Ces séances sont établies indépendamment des cours obligatoires et elles sont offertes selon les intérêts particuliers d’un groupe. Au total, 196 employés ont suivi une formation personnalisée en six séances au cours de l’année.

Formation sur les atteintes à la vie privée

La formation relative aux atteintes à la vie privée favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités des employés lors d’une atteinte à la vie privée. Ces séances ont également comme but de sensibiliser les employés aux nouvelles tendances relatives des atteintes à la vie privée.

Les séances sont axées non seulement sur la façon de confiner les atteintes à la vie privée, mais aussi sur la façon de les évaluer, d’aviser les intervenants internes et externes, d’atténuer les répercussions et de diminuer les probabilités que ces atteintes se reproduisent. Elles offrent l’occasion aux secteurs de programme de poser des questions sur des scénarios réels et de recevoir des conseils pratiques du personnel de l’AIPRP.

Au total, 255 employés ont suivi cette formation au cours de 2016-2017.

Annexe A : Délégation de pouvoirs signée

Version texte : Délégation de pouvoirs signée

Document Officiel

Ministère de L’immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté Du Canada

Délégation de Pouvoirs

Loi Sur L’accès à L’information et Loi Sur La Protection Des Renseignements Personnels

En ma qualité de ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente l’agent(e) et employé(e) du ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté dont le poste ou la classification est énoncé dans l’annexe ci-jointe à exécuter mes fonctions, pouvoirs ou attributions en vertu des lois précisées dans l’annexe visant cet(te) agent(e) et employé(e).

Fait à Ottawa

ce 20 jour de juin 2016

John McCallum, C.P., député
Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Annexe B : Ordonnance de la délégation de pouvoirs : Loi sur l’accès à l’information

Document officiel

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement d’application

Loi sur l’accès à l’information - Poste/Titre Note de bas de page *
Description Article 1 - SM 2 - SMASM / DGAC 3 - AIPRP / DIR 4 - AIPRP / DGAs 5 - AIPRP / PM-05 OPS 6 - AIPRP / PM-05 ICS 7 - AIPRP / PM-04 OPS 8 - AIPRP / PM-04 ICS 9 - AIPRP / PM-03 OPS 10 - AIPRP / PM-3 ICS
Notification de communication accordée 7 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Transmission de la demande 8(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Prorogation du délai 9(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Avis au Commissaire concernant la prorogation 9(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication 10(1) et (2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Versement de frais supplémentaires 11(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Versement de frais pour document informatisé 11(3) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Acompte 11(4) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Avis de versement 11(5) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Dispense/remboursement de frais 11(6) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Traduction 12(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Transfert sur un support de substitution 12(3) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Renseignements confidentiels 13 oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation selon les lois fédérales-provinciales 14 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – affaires internationales et défense 15(1) oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation – enquêtes, application de la Loi 16(1) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – renseignements sur la sécurité 16(2) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – fonctions de police provinciale ou municipale 16(3) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – sécurité des individus 17 oui oui oui oui oui oui oui non oui non
Refus de divulgation – intérêts économiques du Canada 18 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – renseignements personnels d’un tiers 19(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Divulgation de renseignements personnels 19(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de divulgation – renseignements de tiers 20(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation des méthodes pour les essais 20(2) et (3) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation des renseignements 20(5) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation dans l’intérêt public 20(6) oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – avis, etc. 21 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – examens et vérifications 22 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – secret professionnel des avocats 23 oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation – renseignements interdits 24(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation de renseignements prélevés 25 oui oui oui oui oui oui oui non non non
Refus de divulgation – pour publication 26 oui oui oui oui oui non non non non non
Avis aux tiers 27(1) oui oui oui oui oui oui non non non non
Prorogation de délai 27(4) oui oui oui oui oui oui non non non non
Avis concernant la divulgation des renseignements de tiers 28(1) oui oui oui oui oui oui non non non non
Observations écrites 28(2) oui oui oui oui oui oui non non non non
Divulgation du document 28(4) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation à la suite de la recommandation du Commissaire 29(1) oui oui oui oui oui non non oui non non
Avis d’enquête 32 oui oui oui oui oui non non oui non non
Avis au tiers 33 oui oui oui oui oui non non oui non non
Secret des enquêtes – droit de présenter des observations 35(2) oui oui oui oui oui oui non oui non non
Conclusions et recommandations du Commissaire à l’information 37(1)b) oui oui oui oui oui non non oui non non
Communication accordée 37(4) oui oui oui oui oui non non non non non
Avis au tiers concernant le recours à la Cour 43(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Avis à la personne qui a fait la demande 44(2) oui oui oui oui oui non non non non non
Règles spéciales pour l’audition 52(2) oui oui oui oui non non non non non non
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie 52(3) oui oui oui oui oui non non non non non
Exclusion des renseignements protégés 71(2) oui oui oui oui oui non non non non non
Règlement sur l’accès à l’information - Poste/Titre
Description Article 1 - SM 2 - SMASM / DGAC 3 - AIPRP / DIR 4 - AIPRP / DGAs 5 - AIPRP / PM-05 OPS 6 - AIPRP / PM-05 ICS 7 - AIPRP / PM-04 OPS 8 - AIPRP / PM-04 ICS 9 - AIPRP / PM-03 OPS 10 - AIPRP / PM-3 ICS
Transmission de la demande 6 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Consultation des documents 8 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui

Légende

SM
Sous-ministre
SMASM/DGAC
SMA, Services ministériels/Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives
AIPRP/DIR
Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels, (EX-01)
AIPRP/DGAs
Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS) (PM-06) / Directeur(trice) adjoint(e), Unité d’information complexe et sensible (ICS), (PM-06)
AIPRP / PM-05 OPS
Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-05 ICS
Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)
AIPRP / PM-04 OPS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-04 ICS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)
AIPRP / PM-03 OPS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-03 ICS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

Annexe C : Délégation de pouvoirs : Loi sur la protection des renseignements personnels

Document officiel

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d’application

Loi sur la protection des renseignements personnels - Poste/Titre Footnote *
Description Article SM SMASM / DGAC SMAPSP / DGRE AIPRP / DIR AIPRP/ DGA ICS AIPRP / DGA OPS / AIPRP / PM-05 OPS AIPRP / PM-05 ICS AIPRP / PM-04 OPS AIPRP / PM-04 ICS AIPRP / PM-03 OPS AIPRP / PM-3 ICS
Divulgation aux organismes d’enquête 8(2)e) oui oui non oui non oui non oui non oui non
Communication pour travaux de recherches ou statistiques 8(2)j) oui oui oui non non non non non non non non
Communication dans l’intérêt public justifiant une éventuelle violation de la vie privée 8(2)m)(i) oui non non non non non non non non non non
Communication dans l’intérêt public, avantage de l’individu 8(2)m)(ii) oui non non non non non non non non non non
Copie des renseignements communiqués pour enquête 8(4) oui oui non oui non oui non non non non non
Préavis au Commissaire à la protection de la vie privée – 8(2)m) 8(5) oui oui non oui non non non non non non non
Relevé d’usages compatibles 9(1) oui oui non oui non non non non non non non
Avis au Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles 9(4) oui oui non oui non non non non non non non
Renseignements personnels dans les fichiers 10(1) oui oui non oui non non non non non non non
Notification de communication accordée 14 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Prorogation de délai 15 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Notification de communication refusée 16 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Décision concernant la traduction 17(2)b) oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Transfert sur un support de substitution 17(3)b) oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication – fichiers inconsultables 18(2) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Refus de communication – renseignements confidentiels 19(1) oui oui non oui oui oui non oui non non non
Notification des renseignements confidentiels 19(2) oui oui non oui oui oui non oui non non non
Refus de communication – affaires fédérales-provinciales 20 oui oui non oui oui oui non non non non non
Refus de communication – affaires internationales et défense 21 oui oui non oui oui oui non oui non non non
Refus de communication – enquêtes et respect des lois 22 oui oui non oui oui oui non oui non oui non
Refus de communication – enquêtes de sécurité 23 oui oui non oui oui oui non oui non oui non
Refus de communication – individus condamnés 24 oui oui non oui oui oui non non non non non
Refus de communication – sécurité des individus 25 oui oui non oui oui oui oui oui non oui non
Refus de communication – renseignements personnels d’un autre individu 26 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication – secret professionnel des avocats 27 oui oui non oui oui oui non oui non non non
Refus de communication – dossiers médicaux 28 oui oui non oui oui oui non oui non non non
Avis d’enquête 31 oui oui non oui oui oui non non oui non non
Présentation au Commissaire à la protection de la vie privée 33(2) oui oui non oui oui oui oui non oui non non
Réponse aux conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée dans un délai déterminé 35(1)b) oui oui non oui oui oui non non oui non non
Communication accordée au plaignant 35(4) oui oui non oui oui oui non non non non non
Mesure relative à l’examen des fichiers inconsultables 36(3)b) oui oui non oui non non non non non non non
Mesure relative au contrôle d’application 37(3) oui oui non oui oui oui non non non non non
Demande d’audition de la cour dans la Région de la capitale nationale 51(2)b) oui oui non oui oui non non non non non non
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie 51(3) oui oui non oui oui oui non non non non non
Règlement sur la protection des renseignements personnels - Poste/Titre
Description Article SM SMASM / DGAC SMAPSP / DGRE AIPRP / DIR AIPRP/ DGA ICS AIPRP / DGA OPS / AIPRP / PM-05 OPS AIPRP / PM-05 ICS AIPRP / PM-04 OPS AIPRP / PM-04 ICS AIPRP / PM-03 OPS AIPRP / PM-3 ICS
Consultation sur place des renseignements personnels 9 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Corrections aux fichiers de renseignements personnels 11(2) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Refus – correction aux fichiers de renseignements personnels 11(4) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Communication des renseignements médicaux 13(1) oui oui non oui oui non non non non non non
Refus – correction aux fichiers de renseignements personnels 14 oui oui non oui oui non non non non non non

Légende

SM
Sous-ministre
SMASM/DGAM
SMA, Services ministériels/Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives
SMAPSP/DGRE
SMA Associé(e), Politiques stratégiques et programmes / Directeur(trice) général(e), Recherche et évaluation
AIPRP/DIR
Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels, (EX-01)
AIPRP/DGA ICS
Directeur(trice) adjoint(e), Unité d’information complexe et sensible (ICS), (PM-06)
AIPRP / DGA OPS /
AIPRP / PM-05 OPS
Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS), (PM-06)
Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-05 ICS
Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)
AIPRP / PM-04 OPS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-04 ICS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)
AIPRP / PM-03 OPS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-03 ICS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

Annexe D: Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 50 728
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 5 242
Total 55 970
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 48 733
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 7 237

1.2 Source des demandes

Sources Nombre de demandes
Médias 304
Secteur universitaire 1 595
Secteur commercial (secteur privé) 28 330
Organisation 2 380
Public 16 223
Refus de s’identifier 1 896
Total 50 728

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
63 129 115 86 58 40 1 492

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées  pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Délai de traitement
Disposition 1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 566 6 159 1 750 523 57 38 9 9 102
Communication partielle 2 158 22 633 7 596 2 261 320 255 124 35 347
Exception totale 5 3 4 4 1 2 0 19
Exclusion totale 40 19 8 2 1 1 0 71
Aucun document n’existe 118 636 257 75 11 9 2 1 108
Demande transmise 14 1 0 0 0 0 0 15
Demande abandonnée 1 488 931 115 22 8 10 496 3 070
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 4 390 30 382 9 730 2 887 398 315 631 48 733

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
13(1)a) 2 138
13(1)b) 25
13(1)c) 32
13(1)d) 18
13(1)e) 0
14 40
14a) 50
14b) 23
15(1) 0
15(1) - I.A.Note du tableau 2.2 a 862
15(1) - Def.Note du tableau 2.2 b 766
15(1) - S.A.Note du tableau 2.2 c 7 945
16(1)a)(i) 5
16(1)a)(ii) 3
16(1)a)(iii) 2
16(1)b) 81
16(1)c) 19 941
16(1)d) 2
16(2) 258
16(2)a) 3
16(2)b) 1
16(2)c) 23
16(3) 0
16.1(1)a) 0
16.1(1)b) 3
16.1(1)c) 13
16.1(1)d) 0
16.2(1) 1
16.3 0
16.4(1)a) 0
16.4(1)b) 0
16.5 0
17 187
18a) 0
18b) 2
18c) 0
18d) 3
18.1(1)a) 0
18.1(1)b) 0
18.1(1)c) 0
18.1(1)d) 0
19(1) 22 526
20(1)a) 7
20(1)b) 61
20(1)b.1) 0
20(1)c) 24
20(1)d) 6
20.1 1
20.2 0
20.4 0
21(1)a) 256
21(1)b) 250
21(1)c) 52
21(1)d) 50
22 159
22.1(1) 4
23 168
24(1) 4
26 49

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
68a) 64
68b) 0
68c) 0
68.1 64
68.2a) 64
68.2b) 0
69(1) 0
69(1)a) 5
69(1)b) 3
69(1)c) 0
69(1)d) 4
69(1)e) 12
69(1)f) 0
69(1)g) re a) 8
69(1)g) re b) 8
69(1)g) re c) 8
69(1)g) re d) 8
69(1)g) re e) 8
69(1)g) re f) 8
69.1(1) 8

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 224 8 878 0
Communication partielle 343 35 004 0
Total 567 43 882 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 33 0125 319 387 9102
Communication partielle 2 463 973 2 220 145 35 347
Exception totale 665 0 19
Exclusion totale 134 0 71
Demande abandonnée 39 630 0 3 070
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 8554 224 395 537 87448 9 5530 2 2014 0 0
Communication partielle 29 289 1 029 081 5 734 976 931 248 132 564 73 64 671 3 16 898
Exception totale 18 0 1 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 71 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 988 0 73 0 3 0 6 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 40 921 1 253 476 6 345 1 064 379 260 138 094 81 66 685 3 16 898
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 62 1 0 4 67
Communication partielle 467 3 0 16 486
Exception totale 5 0 0 0 5
Exclusion totale 4 0 0 6 10
Demande abandonnée 23 0 0 1 24
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 561 4 0 27 592

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
8 860 8 836 11 9 4
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 3 921 88 4 009
16 à 30 jours 1 576 40 1 616
31 à 60 jours 1 345 50 1 395
61 à 120 jours 812 50 862
121 à 180 jours 146 31 177
181 à 365 jours 217 22 239
Plus de 365 jours 442 120 562
Total 8 459 401 8 860

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 119 0 39 3
Communication partielle 681 8 392 12
Exception totale 6 0 7 0
Exclusion totale 4 0 3 0
Aucun document n’existe 30 0 15 2
Demande abandonnée 123 1 13 10
Total 963 9 469 27

3.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 80 1 118 2
31 à 60 jours 758 3 208 20
61 à 120 jours 89 3 122 4
121 à 180 jours 26 1 16 1
181 à 365 jours 10 1 5 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 963 9 469 27

Partie 4 – Frais

Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 48 491 242 450 $ 102 501 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 48 491 242 450 $ 102 501 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période de référence 232 8 213 15 424
En suspens à la fin de la période d’établissement précédente 22 2985 0 0
Total 254 11 198 15 424
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 215 7 532 11 203
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 39 3 666 4 221

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 57 38 16 3 1 1 0 116
Communiquer en partie 22 35 19 4 1 1 0 82
Exempter en entier 2 2 1 1 0 0 0 6
Exclure en entier 0 0 0 1 0 0 0 1
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 9 0 1 0 0 0 0 10
Total 90 75 37 9 2 2 0 215

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 4 1 2 0 0 0 0 7
Communiquer en partie 0 4 0 0 0 0 0 4
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 5 2 0 0 0 0 11

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 2 4 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 2 21 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 2 93 2 486 1 816 0 0 0 0
181 à 365 4 25 2 356 1 750 0 0 0 0
Plus de 365 jours 4 58 2 273 0 0 0 0 0 0
Total 14 201 6 1 115 2 1 566 0 0 0 0

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Article 32 Article 35 Article 37 Total
115 25 0 140

Partie 8 - Recours judiciaire

Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 3 097 781 $
Heures supplémentaires 96 908 $
Biens et services 172 677 $
Contrats de services professionnels 123 006 $
Autres 49 671 $
Total 3 367 366 $

9.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 31,29
Employés à temps partiel et occasionnels 17,06
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 48,35

Annexe E : Rapport statistique de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 12 605
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 1 950
Total 14 555
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 11 808
Reportées à la prochaine période d’établissement 2 747

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 113 1103 590 138 19 25 2 1990
Communication partielle 326 4177 2025 515 121 97 10 7271
Exception  totale 0 0 0 0 1 0 0 1
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 75 252 115 22 7 5 3 479
Demande abandonnée 956 660 116 15 2 2 316 2067
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1470 6192 2846 690 150 129 331 11808

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 250
19(1)b) 5
19(1)c) 10
19(1)d) 14
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 2
21 4 388
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 3 086
22(1)c) 2
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 8
26 5 155
27 24
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)c) 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70.1 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0

2.4 Support des documents communiqués

Mesure prise Papier Électronique Autres
Communication totale 227 1 763 0
Communication partielle 173 7 098 0
Total 400 8 861 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Mesure prise Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 63 412 59 023 1 990
Communication partielle 66 1452 594 768 7 271
Exception totale 25 0 1
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 20 082 0 2 067
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 744 971 653 791 11 329
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Mesure prise Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 1 815 29 218 172 28 112 3 1 693 0 0 0 0
Communication partielle 5 456 217 059 1 690 291 750 89 46 334 36 39 625 0 0
Exception totale 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 028 0 35 0 2 0 2 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 9 300 246 277 1 897 319 862 94 48 027 38 39 625 0 0
2.5.3 Autres complexités
Mesure prise Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 12 0 0 0 12
Communication partielle 94 0 0 0 94
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 5 0 0 0 5
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 111 0 0 0 111

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
3 149 3 143 4 1 1
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 1 470 16 1 486
16 à 30 jours 424 10 434
31 à 60 jours 387 19 406
61 à 120 jours 307 12 319
121 à 180 jours 66 2 68
181 à 365 jours 103 7 110
Plus de 365 jours 281 45 326
Total 3 038 111 3 149

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
4 151 17 17 4 185

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 1
Total 1

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 17 0 1 0
Communication partielle 92 0 34 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 42 0 2 0
Total 151 0 37 0

5.2 Durée des prorogations

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 151 0 37 0
Total 151 0 37 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 38 1 198 3 5
En suspens à la fin de la période d’établissement précédente 3 389 0 0
Total 41 1 587 3 5
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 38 1 213 3 5
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 3 374 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 8 5 2 0 0 0 0 15
Communication partielle 10 2 2 6 1 0 0 21
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 1 0 0 0 0 0 2
Total 19 8 4 6 1 0 0 38

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 1 0 0 0 0 0 2
Communication partielle 1 0 0 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 1 0 0 0 0 0 3

Partie 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
25 0 0 0 25

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées 6

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 1 595 826 $
Heures supplémentaires 49 923 $
Biens et services 88 954 $
Contrats de services professionnels 63 366 $
Autres 25 588 $
Total 1 734 703 $

10.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 16,12
Employés à temps partiel et occasionnels 8,78
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 24,90
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